OUG. Nr. 38/2020 privind utilizarea înscrisurilor în formă electronică la nivelul autorităților și instituțiilor publice

În Monitorul Oficial al României nr. 289/7.04.2020 a fost publicată Ordonanța de Urgență a Guvernului nr.38/2020 privind utilizarea înscrisurilor în formă electronică la nivelul autorităților și instituțiilor publice, prin care au fost dispuse măsuri de recunoștere a efectelor juridice depline ale documentelor electronice și a semnăturii electronice în activitatea instituților publice, fie în relațiile cu persoanele fizice și juridice, fie cu alte instituții și autorități publice, după cum urmează:

1. Actele emise în format electronic cu destinație de comunicare externă (în relația cu alte instituții publice sau cu persoanele fizice sau persoanele juridice) de către instituțiile publice vor fi semnate cu semnătură electronică calificată și sunt asimilate înscrisurilor autentice.

Semnătura electronică calificată înseamnă o semnătură electronică avansată care este creată de un dispozitiv de creare a semnăturilor electronice calificat și care se bazează pe un certificat calificat pentru semnăturile electronice (art. 3 pct. 12 din Regulamentul UE 910/2014 privind identificarea electronică și serviciile de încredere pentru tranzacțiile electronice pe piața internă și de abrogare a Directivei 1999/93/CE), iar „document electronic” înseamnă orice conținut stocat în format electronic, în special sub formă de text sau de înregistrare sonoră, vizuală sau audiovizuală;

2. Actele emise în format electronic cu destinație de comunicare internă (doar în interiorul instituției publice) de către instituțiile publice vor fi semnate cu tipul de semnătură electronică stabilit de respectiva instituție publică;

3. Începând cu data de 7 aprilie 2020, autoritățile și instituțiile publice au obligația:

·     Să primească de la persoanele fizice și juridice a înscrisurilor semnate cu semnătură electronică. În cazul înscrisurilor semnate cu semnătură electronică avansată și transmise instituției publice prin mecanisme de autentificare de nivel substanțial sau ridicat, aceste înscrisuri sunt asimilate înscrisurilor sub semnătură privată. Semnătură electronică avansată înseamnă o semnătură electronică ce îndeplinește cerințele prevăzute la articolul 26 din din Regulamentul UE 910/2014  (a) face trimitere exclusiv la semnatar; (b) permite identificarea semnatarului; (c) este creată utilizând date de creare a semnăturilor electronice pe care semnatarul le poate utiliza, cu un nivel ridicat de încredere, exclusiv sub controlul său; și (d) este legată de datele utilizate la semnare astfel încât orice modificare ulterioară a datelor poate fi detectată;

·    Să stabilească prin emiterea de acte administrative  în termen de maxim 15 zile, respectiv până la data de 22.04.2020, a tipului de semnătură electronică aplicabilă pentru utilizarea de către persoanele fizice și juridice a unui serviciu disponibil online prestat de către aceste autorități;

·        Să pună  la dispoziția persoanelor fizice sau juridice, pentru primirea documentelor electronice, a portalurilor proprii sau utilizarea portalurilor unor terți abilitați, iar în cazul de imposibilitate, să utilizeze  comunicarea prin poșta electronică (e-mail);

·      Să comunice exclusiv în format electronic răspunsului către petenți la documentele electronice primite prin poșta electronică sau pe portalul propriu, cu excepția situației în care petentul solicită răspunsul emis pe document semnat olograf și tipărit pe hârtie;

·    Să publice pe pagina de internet proprie informațiile privind modalitatea de primire a documentelor electronice.